Hoe kom je erin als wij er niet zijn?

Shell TapUp, Januari 2020

  • Group Veilig
  • Group Gemakkelijk
  • Group Tijdbesparend

Dit is een vraag die we vaak van (potentiële) klanten krijgen. Op het moment dat wij de voertuigen aftanken, is de klant namelijk niet aanwezig. Vandaar de vraag: Hoe kom je bij de tank als wij er niet zijn? Het antwoord op deze vraag voldoet aan drie voorwaardes. Zo kan niemand anders bij de tank, hoeft de klant niet te helpen en verloopt het tankproces voor ons zo soepel mogelijk.

Eerst veel gedoe met sleutels

In de beginfase van Shell TapUp haalden we de sleutels voor de voertuigen, en daarmee dus de klepjes van de tanks, op bij een teamleider operatie of bij de bewaking. We moesten dan alle voertuigen één voor één af om ze te openen voordat we het tankklepje konden openen. Ook kregen we soms reservesleutels van voertuigen. Het was een flink gedoe om telkens de sleutels zo gesorteerd te krijgen, dat onze Service Champion makkelijk z’n werk kon doen. 

Dit kon natuurlijk beter en zo begonnen we bij CoolBlue met een eerste experiment om dit proces te verbeteren. We kregen alleen de sleutels van de auto’s die daadwerkelijk afgetankt moesten worden. Deze lieten de chauffeurs achter in een brievenbus. 

Bij een andere klant, HelloFresh, was er altijd iemand voor ons aanwezig. Die had dan netjes de sleutels in bakjes gesorteerd zodat we makkelijk wisten waar welke auto stond. Handig, maar wel extra werk voor onze klant. Terwijl we tijd bij de klant willen wegnemen, voegden we op deze manier juist tijd toe.

De oplossing

Na verschillende oplossingen te hebben overwogen en getest, werkte het uiteindelijk het beste om de chauffeurs van onze klanten zelf hun brandstofklepje open te laten zetten wanneer ze brandstof nodig hadden. Hierdoor hadden wij geen sleutels nodig voor de klepjes en wisten we precies welke voertuigen we moesten tanken.

Het enige probleem met de oplossing voor het klepje is dat zo iedereen bij de tankdop kan. Wat natuurlijk niet prettig is. Dit hebben we opgelost door universele tankdoppen per klant toe te passen. Zo hebben we per bedrijfslocatie maar één sleutel nodig. Daarnaast hebben de chauffeur en de klant natuurlijk ook beschikking over deze sleutel. Zo kan uiteindelijk niemand anders bij de tank, hoeft de klant niets te doen en verloopt het tanken voor ons een stuk soepeler dan voorheen.